Wie können Sie von einer Lösung für die Spesenabrechnung profitieren?
Die Automatisierung der Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen kann für mehrere MitarbeiterInnen von Vorteil sein, da sie sowohl den Einreichungs- als auch den Erstattungsprozess vereinfacht und beschleunigt.
Erfahren Sie hier wie die Lösung hilft, die Arbeitslast der Benutzer zu verringern.
Die MitarbeiterInnen können Ihre Belege erfassen und an Abrechnungen beifügen, indem sie mit ihrem Smartphone ein Foto des Belegs machen, die erforderlichen Daten angeben und die Abrechnung einreichen.
Die Expense Benutzer
„Die Nutzung der Expense Management Mobile App von unterwegs ist einfach. Wenn ich eine Ausgabe tätige, mache ich einfach ein Foto des Belegs oder registriere eine Fahrstrecke und bin fertig. Ich muss nicht mehr ins Büro gehen, um eine Spesenabrechnung einzureichen oder alte Belege aufbewahren, was mir bisher immer schwerfiel.“
Kreditkarten- oder Bar-Ausgaben von MitarbeiterInnen werden automatisch in Business Central importiert und mit Banktransaktionen abgeglichen.
Die Buchhaltung
„Am Ende des Monats reichen die MitarbeiterInnen einen Stapel Belege ein, die dann manuell registriert werden müssen. Jetzt bekomme ich alle Ausgaben täglich direkt in Business Central. Ich kann eingehende Kreditkarten-Ausgaben sogar mit Banktransaktionen abgleichen. Wenn mir ein Beleg von einem der Expense Benutzer fehlt, kann ich einfach eine Benachrichtigung an den jeweiligen Benutzer senden.“
Ausgaben können sofort erfasst werden und die GenehmigerInnen können die Abrechnungen schnell überprüfen und freigeben.
Die Genehmiger
„Ich habe die Möglichkeit, alle Ausgaben meiner MitarbeiterInnen zu überprüfen. Auf diese Weise bekomme ich sofort einen Einblick in alle Kosten, die meine MitarbeiterInnen hinzufügen. Wenn ich nicht im Büro bin und keinen Zugriff auf Business Central habe, kann ich Ausgaben auch über das Continia Web Approval Portal genehmigen.“
Alle Aktivitäten der MitarbeiterInnen werden täglich in Business Central erfasst. Die Spesenabrechnungen werden wie andere Dokumente auch verwaltet und sind nach der Buchung leicht zu finden.
Die Controller
„Mit dieser Lösung können wir uns darauf verlassen, dass wir über Belege für alle Ausgaben verfügen, die in unserem Unternehmen getätigt werden. Die Buchung der Ausgaben ist viel detaillierter und präziser, wodurch wir die Kosten besser analysieren können.“
Wie erreichen Sie dies?
Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen Spesen von überall mit nur einem Klick einzureichen, indem sie mit ihrem Smartphone ein Foto des Belegs machen und dieses über die Expense App oder das Expense Portal hochladen.
Mit dem Continia Web Approval Portal können MitarbeiterInnen direkt über einen Webbrowser auf alle zu genehmigenden Ausgaben und Dokumente zugreifen - wann und wo sie wollen.