Document Capture
Vollständig digitaler Rechnungsworkflow für Business Central Anwender
Document Capture ist eine End-to-End-Lösung zum Importieren, Registrieren, Genehmigen und Archivieren von Einkaufsrechnungen und Gutschriften direkt in Business Central. Andere Belegarten können auf ähnliche, einfache Weise bei minimalem manuellem Aufwand verarbeitet werden. Dies erspart Ihnen die Zeit und den Aufwand, eingehende Dokumente manuell registrieren und eingeben zu müssen.
Minimieren Sie die manuelle Dateneingabe und manuelles Tippen
Ein übliches Ziel in der Finanzabteilung ist es, die manuelle Dateneingabe und das Tippen bei der Bearbeitung von Einkaufsrechnungen, Gutschriften und anderer Arten eingehender Dokumente zu reduzieren.
Ein Dokument ist dabei entweder ein gescanntes Papierdokument, eine PDF-Datei oder eine XML-Datei, die in Document Capture importiert wird. Eingehende PDF-Dateien werden automatisch von vordefinierten E-Mail-Adressen heruntergeladen.
Die integrierte OCR-Technologie überträgt relevante Informationen aus dem Dokument automatisch in die entsprechenden Felder in Business Central, sodass Sie die eingehenden Dokumente schnell und effizient erfassen und bearbeiten können.
Die Lösung unterstützt eine Vielzahl an Dateiformaten, PDF-Dateien und elektronischen Dokumenten mit standardmäßiger Unterstützung der wichtigsten XML-basierten Rechnungsformate.
Kurz gesagt, Sie erhalten eine Komplettlösung für die effektive Kommunikation mit Ihren Kreditoren aus aller Welt.
Advanced Capture
Das Erfassen von Daten erfolgt, wenn Zeilen in einer Rechnung oder Gutschrift erkannt und auf Zeilen in Aufträgen übertragen werden. Welche Informationen erfasst werden müssen, hängt vom jeweiligen Dokumenttyp ab. Sie verwalten alle Ihre Dokumente unabhängig vom Dokumenttyp am selben Ort.
Wenn Sie komplexe Dokumente importieren müssen und eine große Anzahl von Dokumenten von vielen verschiedenen Anbietern haben, z. B. eine Einkaufsrechnung, eine Bestellung, einen Vertrag, ein Artikelzertifikat, einen Lieferschein, eine Kundenaufstellung usw., haben Sie einen automatisierten Workflow für die Bearbeitung dieser Dokumente.
Order Matching
Wenn Sie mit Bestellungen und Reklamationen arbeiten, werden Sie von einem automatischen Bestellabgleich profitieren. Die Funktion vergleicht eingehende Einkaufsrechnungen oder Gutschriften mit den zugehörigen Bestellungen, Reklamationen oder Rücksendungen.
Alle Ihre Belege werden verglichen, um sicherzustellen, dass sie miteinander übereinstimmen. Das heißt, wenn die Belege übereinstimmen (z. B. in Bezug auf den Preis oder die Anzahl der Artikel), können sie automatisch verarbeitet und genehmigt werden.
Document Approval
Sollen Ihre Eingangsrechnungen und Gutschriften genehmigt werden, bevor Sie sie buchen und Ihre Kreditoren bezahlen? Sie können Dokumente entweder über Business Central oder über das Continia Web Approval Portal genehmigen. Das bedeutet, dass jeder im Unternehmen jederzeit auf den Genehmigungsworkflow zugreifen kann.
Gleichzeitig haben Sie direkten Zugriff auf das digitale Archiv, sodass Sie immer die richtigen Informationen und Einblicke erhalten, wenn Sie diese benötigen.
Ihr eigener elektronischer in Business Central integrierter Posteingang
Über das Continia Delivery Network verbindet Document Capture Ihr Unternehmen mit dem PEPPOL eDelivery Network und ermöglicht Ihnen, elektronische Eingangsrechnungen und andere E-Dokumente im korrekten Format zu erhalten.
Das bedeutet, dass Sie mit jedem Kunden oder Partner, der an das PEPPOL eDelivery Network angeschlossen ist, kommunizieren können, Dokumente in das PEPPOL-Format konvertieren und an alle Ihre Geschäftspartner senden und von ihnen empfangen können.
Sie melden sich direkt aus Business Central im Continia Delivery Network an. Somit ist kein Service eines Drittanbieters erforderlich, um Sie mit dem PEPPOL eDelivery Network zu verbinden.
Erfahren Sie hier mehr zum Continia Delivery Network.
Feature Übersicht für Document Capture
Essential
Enthält alle Grundfunktionen zur Wahrnehmung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, als PDF-Dateien oder elektronische Dokumente, und ermöglicht es Ihnen, Kopffelder mit Hilfe von OCR (Optische Zeichenerkennung) zu erkennen.
Mandatory
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Automatische Einrichtung und Konfiguration
Profitieren Sie von einer schnellen und einfachen Einrichtung, da beim Start alles mit einer Standardkonfiguration installiert wird.
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Dedizierte E-Mail-Adressen
Verarbeiten Sie PDF-Dokumente, die an E-Mails mit speziellen E-Mail-Adressen von Continia angehängt sind.
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Preisgekrönte OCR Erkennung
Erkennen Sie Kopfinformationen mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR), wie z. Bsp. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbeträge etc.
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Verarbeitung von XML-Belegen
Die Formate PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE, XRECHNUNG sind standardmäßig inkludiert. Andere Formate lassen sich durch einfache Konfiguration hinzufügen.
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Einkaufsrechnungen und -gutschriften
Erstellen Sie Einkaufsrechnungen und Gutschriften aus OCR-verarbeiteten PDF-Dokumenten.
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Manuelles Aufteilen und Zusammenfügen
Manuelles Aufteilen einer Gruppe von Rechnungen aus einem einzigen PDF-Dokument in mehrere Rechnungen oder Gutschriften. Oder auch mehrere Seiten zu einem Beleg zusammenführen.
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Konfigurierbare Vorlagen und Felder
Einrichten von benutzerdefinierten Feldern zur Erkennung von Rechnungen und Gutschriften, wie z. Bsp. Dimensionscodes.
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Stapelverarbeitung und -registrierung
Registrieren/Erzeugen Sie Rechnungen und Gutschriften einzeln oder via Stapelverarbeitung in einem Arbeitsgang.
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Komplettes Belegarchiv
Finden Sie das Original-PDF-Dokument einer Rechnung in Sekundenschnelle mit Hilfe der standardmäßig integrierten Navigate-Funktionalität oder Volltextsuche.
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Drag & Drop Funktionalität
Drag-and-Drop eines Dateianhangs an eine Rechnung, Gutschrift oder einen Kreditordatensatz.
Advanced Capture
Dieses Modul ist relevant, wenn Sie komplexe Dokumente haben, mehrere Mandanten verwenden, Zeilen erfassen müssen oder andere Arten von Belegen verarbeiten möchten.
Enthaltene Funktionen
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Positionsdatenerkennung
Zeilen auf einer Rechnung oder Gutschrift erkennen und in Einkaufsrechnungszeilen übertragen.
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Unbegrenzte Belegarten
Anlegen und Verarbeiten weiterer Belegarten, wie z.B. Kundenaufträge, Verträge, Lieferscheine, etc.
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Automatisierte Belegtrennung
Automatische Trennung einer Gruppe von Rechnungen in einem einzigen PDF-Dokument in mehrere Rechnungen oder Gutschriften.
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Mandantenidentifizierung
Erhalten Sie alle PDF-Dokumente über eine E-Mail-Adresse und lassen Sie sie automatisch an die richtigen Mandanten verteilen.
Order Matching
Ordnen Sie Einkaufsrechnungen automatisch den vorhandenen Bestellungen, Wareneingängen, Rück-senden oder Reklamationen zu. Ein Muss für Bestellungen und Rücksendungen.
Enthaltene Funktionen
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Automatischer Abgleich
Automatischer Abgleich von Rechnungen und Gutschriften mit einer bestehenden Bestellung, einem gebuchten Wareneingang, Rücksendungen oder auch Rücklieferungen.
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Automatischer Abgleich an Hand der Belegbeträge
Abgleich der Rechnungen/Gutschriften an Hand von Bestellnummer und Gesamtbetrag mit der entsprechenden Bestellung oder dem gebuchten Wareneingang.
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Automatisierter Abgleich Zeile für Zeile*
Abgleich über Artikelnr., Menge, Stückpreis und Zeilenbetrag, um entsprechende Bestellzeilen oder gebuchte Wareneingangszeilen zu finden.
Bitte beachten Sie, dass für diese Funktion das Funktionsmodul Advanced Capture erforderlich ist. -
Bestellabgleich Übersicht
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die automatisch oder manuell abgeglichenen Zeilen.
Document Approval
Dieses Modul bietet vielfältige Funktionalitäten, die notwendig sind, um einen durchgängigen Genehmigungs-Workflow in den meisten Unternehmen zu ermöglichen.
Enthaltene Funktionen
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Continia Web Approval Portal
Bietet allen Mitarbeitern ohne direkten Zugriff auf Continia Document Capture 365 die gleichen Möglichkeiten, um Rechnungen und andere Dokumente zu genehmigen. Unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet und welches Gerät er benutzt – für den Zugriff auf und die Genehmigung von Dokumenten ist lediglich ein Internetzugang erforderlich.
HINWEIS: Bei Nutzung des Continia Web Approval Portal ist mindestens eine Team Member Lizenz für Microsoft Business Central erforderlich.
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Automatische Genehmigung
Konfigurieren Sie die automatische Genehmigung von Rechnungen und Gutschriften, wenn die Beträge innerhalb vordefinierter Schwellenwerte liegen (erfordert das Order Matching-Feature).
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Automatische Genehmigungsabläufe
Richten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Genehmigungsabläufen ein und ordnen Sie diese einzelnen Rechnungen oder allen Rechnungen bestimmter Lieferanten zu.
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Geteilte Genehmigungen
Verwenden Sie die geteilten Genehmigungen, um die Genehmigung einer Person an eine andere weiterzugeben oder richten Sie sie so ein, dass ein Manager alle Genehmigungen innerhalb seiner Abteilung einsehen kann.
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Erzwungene Genehmigung
Erlauben Sie einem Superuser, die Genehmigung von Rechnungen und Gutschriften zu erzwingen, wenn die Unternehmensrichtlinien dies zulassen.
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Belege auf zurückstellen
Eine Rechnung oder Gutschrift zurückzustellen, um zu zeigen, dass sie geprüft wurde, aber nicht zur Genehmigung bereit ist.
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Abwesenheiten
Einrichtung eines Vertreters für die Genehmigungen eines Anweders, wenn dieser für einen längeren Zeitraum abwesend ist (Urlaub, Krankheit, etc.).
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Dokumente weiterleiten
Ermöglicht es einem Genehmigenden, Rechnungen oder Gutschriften manuell an einen bestimmten Benutzer weiterzuleiten.
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Betrag- und Dimensionsprüfungen
Stellt sicher, dass die Summe aller Einkaufszeilen mit dem Gesamtbetrag der erhaltenen Einkaufsrechnung oder Gutschrift übereinstimmt.
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Berechtigungen für Konten und Dimensionen
Ermöglicht es Ihnen, Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, wer welche Konten und Dimensionen genehmigen darf.
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Vollständige Transparenz für Prüfungen
Während des Genehmigungsprozesses wird jede Version einer Einkaufsrechnung oder Gutschrift protokolliert, so dass Sie jederzeit über Protokoll sehen können, wer was und wann genehmigt hat.
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Interimsbuchungen / Vorbuchungen
Möglichkeit, die Gesamtbeträge temporär in das Hauptbuch zu buchen, wenn eine Rechnung oder Gutschrift zur Genehmigung ansteht.
Purchase Contracts
Mit diesem Modul erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Einkaufsverträge, Abonnements und wiederkehrenden Kosten und die Möglichkeit, diese zentral und einfach zu verwalten.
Additional functionality
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Zentrale Verwaltung wiederkehrender Kosten
Zentrale Verwaltung und Archivierung aller Einkaufsverträge, Abonnements und anderer wiederkehrender Kosten.
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Registrierung von Rechnungen als Vertragsrechnungen
Erstellung von Verträgen mit allen relevanten Informationen, wie beispielsweise Kreditor, Preis, Vertragsbeginn und -ende und detaillierte Vertragszeilen, sowie die Möglichkeit, Verträge direkt aus einer wiederkehrenden Rechnung zu erstellen. Darüber hinaus werden die Vertragsdetails automatisch ausgefüllt, wenn Rechnungen im Belegjournal verarbeitet werden.
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Verträge prüfen
Prüfen Sie Verträge ganz einfach in Business Central oder dem Continia Web Approval Portal. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Sie Zeilen ändern, Verträge prüfen und kündigen sowie Anhänge und Kommentare hinzufügen.
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Wiederkehrende Rechnungen automatisch genehmigen
Sie können wiederkehrende Rechnungen automatisch innerhalb vordefinierter Schwellenwerte auf Basis bereits geprüfter Verträge genehmigen.
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Einfacher Überblick über Erneuerungstermine
Sie erhalten einen einfachen Überblick über die zu prüfenden Verträge, die Möglichkeit, alle Verträge vor Beginn eines neuen Geschäftsjahres zu prüfen, und die Option, den Prüfprozess regelmäßig, auf Basis Ihrer Unternehmensrichtlinien, automatisch zu starten.
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E-Mail-Benachrichtigungen zur Überprüfung
Wenn Verträge geprüft werden müssen, erhalten die relevanten Personen eine Benachrichtigung per E-Mail.
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Protokolle und Statistiken auf einen Blick
Sie erhalten ein umfassendes Archiv mit allen vertragsrelevanten Dokumenten und Informationen der Einkaufsvertragskarte.
Vertrauen von ~ 15.000 Kunden
Entdecken Sie noch mehr Vorteile
Continia Delivery Network
Mit dem Continia Delivery Network verknüpfen Sie alle Ihre Netzwerke zum Austausch elektronischer Dokumente an einem Ort.
Remote im Team arbeiten
Steigern Sie die Effizienz von Remote-Mitarbeitern mithilfe von Lösungen, die einige Tools für die Teamarbeit bereitstellen.
XML Import
Verarbeiten Sie eingehende PEPPOL- und XML-basierte Rechnungen automatisch und direkt in Business Central.
Tauchen Sie tiefer ein mit einer Demo
Welcome to the Document Capture solution demo
Dauer 0:23 Minuten
Document Capture role center in Business Central
Dauer 1:08 Minuten
Import PDF and XML documents
Dauer 0:47 Minuten
Recognize and register PDF
Dauer 4:06 Minuten
Recognize lines in PDF invoices
Dauer 2:39 Minuten
Order match
Dauer 2:12 Minuten
Recognize and register XML
Dauer 4:19 Minuten
The purchase invoice list
Dauer 1:29 Minuten
Approve documents in Continia Web Approval Portal
Dauer 1:47 Minuten
Approve documents from Business Central
Dauer 1:18 Minuten
Post a purchase invoice
Dauer 0:35 Minuten
Navigate documents
Dauer 1:14 Minuten
Search for any document
Dauer 1:14 Minuten
Dokumentation
Auf Continia Docs finden Sie Dokumentationen zu unseren Lösungen für Anwender, Entwickler und IT-Experten.
Systemvoraussetzungen für On-Premises
Systemvoraussetzungen für Business Central Online
Versionsübersicht
On-Premises-Kunden können von einem Upgrade auf neuere Versionen profitieren und mit den neuesten Funktionen, Updates und technischen Verbesserungen einen Mehrwert erzielen. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über kommende und bereits veröffentlichte Features.
Nutzerinformation
In unseren Benutzerhandbüchern finden Sie ausführliche Erläuterungen zu verschiedenen Prozessen, einschließlich Installation und Konfiguration. Zudem finden Sie eine ausführliche Liste der unterstützten Länder für den Import elektronischer Dokumente.
Technologiepartner
Microsoft
Lösungen von Continia optimieren und automatisieren administrative Prozesse in Microsoft Dynamics Business Central / NAV.
ABBYY
Document Capture nutzt die OCR-Technologie von ABBYY FineReader um Informationen aus empfangenen Dokumenten in digitale Daten umzuwandeln.
Mit Google Maps werden Fahrstrecken automatisch erfasst und berechnet. Dies ermöglicht eine korrekte Erstattung der Mitarbeiter.