Expense Management
Nutzen Sie Business Central, um Belege mit Bar- und Kreditkartenausgaben abzugleichen
Verfolgen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von unterwegs - in Echtzeit. Die Lösung ermöglicht eine einfachere Erfassung von geschäftsbezogenen Ausgaben und Reiseaktivitäten mit Business Central, der einzigartigen Continia Expense App und dem Web Portal.
Einfache Spesenabrechnung
In der Buchhaltung ist ein vollständiger Echtzeit-Überblick über die Unternehmensausgaben - manchmal sogar bevor alles genehmigt ist – von Vorteil. Am Monatsende werden in der Buchhaltung typischerweise unsortierte Stapel von Belegen eingereicht, die dann manuell erfasst werden müssen. Das wesentliche an Expense Management ist, dass alle Transaktionen von Mitarbeitern automatisch in Business Central importiert werden und Sie so einen vollständigen Überblick über alle Ausgaben erhalten.
Als Expense-Benutzer können Sie Ihre Ausgaben entweder in der einzigartigen Continia Expense-App oder über das browserbasierte Continia Expense-Portal einreichen, indem Sie ein Foto Ihrer Belege machen oder eine E-Mail weiterleiten, die erforderlichen Daten angeben (nur wenn diese Daten nicht automatisch aus der Kreditkartentransaktion erfasst wurden) und sie direkt zur Genehmigung senden. Sie registrieren die Ausgabe sofort und erledigen gleichzeitig Ihre Spesenabrechnung, was bedeutet, dass Sie keine alten Quittungen mehr aufbewahren müssen.
Als Genehmiger erhalten Sie täglich einen zusammengefassten Überblick über alle Ausgaben und haben einen sofortigen Einblick in alle Mitarbeiterausgaben. Darüber hinaus können Sie Dokumente weiterleiten und Genehmigungen delegieren, wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht im Büro sind.
Ordnen Sie Kreditkartentransaktionen automatisch Ausgaben zu
Die nahtlose Integration der gängigen Kreditkartenanbietern erleichtert den Import von Kreditkartentransaktionen. Diese werden automatisch mit Ausgaben abgeglichen und fehlende Spesenbelege können nachverfolgt werden. Registrierte Kreditkartentransaktionen werden mit eingereichten Ausgaben abgeglichen. Wenn eine Quittung für eine Ausgabe fehlt, erstellt das System automatisch eine Ausgabe und sendet sie an den zugehörigen Expense-Benutzer.
Die Ausgabe wird in der mobilen App des Benutzers mit einer Erinnerung an die Übermittlung der fehlenden Dokumentation angezeigt. Sobald die Ausgabe erfasst wurde, wird sie automatisch an Microsoft Dynamics Business Central gesendet.
Fahrtkosten erfassen
Die Fahrtkosten-Funktion erleichtert das Registrieren und Übermitteln von Fahrtkosten, entweder in der mobilen App oder im browserbasierten Expense Portal. Die Integration von Google Maps stellt sicher, dass Nutzer immer die richtige Routenberechnung erhalten und ihre Kosten entsprechend erstattet werden - basierend auf Tarifen, die Sie in Business Central festlegen können.
Zusätzlich zur benutzerfreundlichen Übersicht zeigt die App ein Bild der ausgewählten Route an. Dieses Bild kann zusammen mit allen anderen relevanten Fahrtkostendetails auch in Business Central angezeigt werden. Für wiederkehrende Fahrten können Spesenbenutzer einfach Vorlagen erstellen, um Zeit bei der manuellen Eingabe zu sparen.
Verpflegungspauschalen erfassen
Die Berechnung von Verpflegungspauschalen und zulässigen Kosten für Unterkunft und Verpflegung ist in Expense Management integriert. Die Funktion enthält spezielle Länderanforderungen und ermöglicht es Benutzern, Berichte direkt über die mobile App oder aus dem Expense Portal einzusenden, indem sie den Reisezeitraum, die Unterkunft und die Mahlzeiten pro Tag angeben. Erstattungssätze, Buchungskonten und -regeln werden in Business Central konfiguriert.
Feature Übersicht für Expense Management
Essential
Basisfunktionen für die Spesenabrechnung. Geben Sie an, wie viele Benutzer Expense nutzen sollen.
Basisfunktionen
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Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
Ermöglicht Benutzern das Einreichen von Spesen.
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Expense-App für iOS und Android
Mit der Continia-Expense-App können Sie Ihre Spesen unterwegs in wenigen Schritten einreichen:
Foto machen, erforderlichen Felder ausfüllen, abschicken. -
Continia-Expense-Portal
Neben der Expense-App für mobile Geräte können Benutzer auch das Continia-Expense-Portal verwenden. Expense-Benutzer können wahlweise die Expense-App auf dem Smartphone oder das Continia-Expense-Portal am PC oder auf dem Tablet nutzen.
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„Continia Web Approval“-Portal
Wenn Sie Spesen genehmigen müssen, aber keinen direkten Zugriff auf Continia Expense Management 365 haben, können Sie stattdessen das „Continia Web Approval“-Portal verwenden. Sie benötigen dafür lediglich einen Internetzugang.
Wichtig:
Zur Nutzung des „Continia Web Approval“-Portals wird ist eine „Team Member“-Lizenz für Microsoft Business Central erforderlich. -
Genehmigungsprozess
Sie richten den Genehmigungsprozess direkt in Continia Expense Management 365 ein.
Als Genehmigungsberechtigter können Sie auf alle Spesenangaben einschließlich des angehängten Belegs zugreifen.
Im Genehmigungsprozess haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können Spesen akzeptieren, ablehnen, zurückstellen oder sie an einen anderen Genehmiger weiterleiten. Außerdem können Sie Kommentare und Anhänge hinzufügen. -
Belegfoto anhängen
Fügen Sie allen Belegen beliebig viele Fotos hinzu.
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PDF-Dokument an Beleg anhängen
Sie können neuen und bestehenden Belegen ein PDF-Dokument hinzufügen.
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Abrechnungen erstellen
Mit Abrechnungen können Sie verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Spesen, km-Pauschalen und Verpflegungspauschalen) für eine bestimmte Reise, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum gruppieren. In der Abrechnung sieht der Expense-Benutzer alle Daten auf einen Blick. Der Genehmiger kann alle Dokumente gleichzeitig betrachten und genehmigen, statt sie einzeln abzuarbeiten.
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Zusätzliche konfigurierbare Felder
Die Konfiguration der in der App angezeigten Felder erfolgt direkt in Dynamics 365 Business Central.
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Automatisches Archiv
Rufen Sie die Originalbelege mit der Standardfunktion „Navigate“ in Dynamics 365 Business Central ab.
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Vorlagen erstellen
Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Spesen.
Kreditkartenintegration
Kreditkartentransaktionen werden in Dynamics Business Central importiert.
Enthaltene Funktionen
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Integration von Firmenkreditkarten
Sie können Firmenkreditkartentransaktionen automatisch in Business Central importieren.
In Expense Management werden diese mit registrierten Spesen verknüpft.
Sie erhalten eine Benachrichtigung direkt in der App. -
Automatischer Abgleich
Sie können in Business Central Kriterien festlegen, um die importierten Kreditkartentransaktionen automatisch den eingereichten Spesen abgleichen zu lassen.
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Für Spesen verwendete Transaktionsdaten
Aus den Daten einer Kreditkartentransaktion werden automatisch Spesenbelege erzeugt. Als Expense-Benutzer müssen Sie vor dem Abschicken lediglich ggf. erforderliche Zusatzinformationen eingeben und einen Beleg anhängen.
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Erinnerungen
Wenn Belege fehlen, werden Expense-Benutzer darauf hingewiesen.
Fahrtkosten
Die Erfassung von Fahrtkosten (km-Pauschalen) wird ebenfalls unterstützt.
Enthaltene Funktionen
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Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
Benutzer können den Kilometerstand von Reisen erfassen.
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Kilometerstand per Smartphone oder Expense-Portal übermitteln
Sie können den Kilometerstand direkt aus der Expense-App auf einem iPhone oder Android-Smartphone einreichen.
Sie können die gefahrenen Kilometer auch im Expense-Portal eingeben. -
Streckenerfassung mit Google-Maps-Integration
Die Integration mit Google Maps ermöglicht jedes Mal eine korrekte Erfassung und sichert so die korrekte Auszahlung.
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Zwischenziel zur Strecke hinzufügen
Sie können Zwischenziele zu Ihrer Strecke hinzufügen.
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Darstellung der Strecke in Business Central
Die erfassten Entfernungen werden direkt in Business Central angezeigt, einschließlich eines Bilds der Fahrtstrecke.
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Ort erfassen
Für die einfache Fahrtenbucherstellung kann der aktuelle GPS-Standort verwendet werden.
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Vorlagen erstellen
Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Strecken.
Verpflegungspauschalen
Sie können Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen hinterlegen, die Mitarbeiter für geschäftliche Reise erhalten.
Enthaltene Funktionen
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Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
Einfache Erfassung, Übermittlung und Genehmigung von Verpflegungspauschalen direkt über die Expense-App für iOS oder Android
Sie können Pauschalen auch über das Expense-Portal einreichen und genehmigen. -
Berechnung von Tagen und Mahlzeiten
Berechnen Sie die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Tage und Mahlzeiten unter Berücksichtigung der Regeln und Vorschriften für einzelne Länder.
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Sätze einrichten, Beträge berechnen
Verwalten Sie alle Angaben zu den Pauschalen direkt in Business Central, zum Beispiel die Einzelbeträge. Auch die Summe können Sie direkt berechnen lassen.
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Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
Sie können Tagessätze direkt über die Expense-App für iOS oder Android einreichen.
Sie können Tagessätze auch über das Expense-Portal einreichen. -
Vorlagen erstellen
In Business Central können Sie problemlos wiederkehrende Pauschalen festlegen und bestimmte Felder einrichten.
Vertrauen von ~ 15.000 Kunden
Entdecken Sie noch mehr Vorteile
Kreditkartenabgleich
Gleichen Sie mit Continia Expense Management automatisch Spesenabrechnungen mit Kreditkartentransaktionen ab.
Continia Web Approval Portal
Mit dem Web Approval Portal können Mitarbeiter Spesen und Dokumente auch ohne direkten Zugang zu Business Central genehmigen.
Effiziente Spesenabrechnung
Profitieren Sie von der Automatisierung der Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen durch optimierte Einreichungs- und Erstattungsprozesse.
Tauchen Sie tiefer ein mit einer Demo
Welcome to the Expense Management solution demo
Dauer 0:28 Minuten
The Expense role center in Business Central
Dauer 0:55 Minuten
Presentation of the Expense App
Dauer 1:32 Minuten
Create an expense
Dauer 4:55 Minuten
Create a mileage
Dauer 2:23 Minuten
Create a per diem
Dauer 1:32 Minuten
Create a settlement
Dauer 1:13 Minuten
History in the Expense App
Dauer 0:35 Minuten
Approve documents in Web Approval Portal
Dauer 1:07 Minuten
Expense handling inside Business Central
Dauer 0:55 Minuten
Configure fields in the Expense App
Dauer 1:03 Minuten
Set up different expense types in Business Central
Dauer 0:30 Minuten
Corporate Credit Cards
Dauer 2:02 Minuten
Dokumentation
Besuchen Sie Continia Docs, um eine Dokumentation zu finden, die sich an Endbenutzer, Entwickler und IT-Experten richtet.
Versionsübersicht
On-Premise-Kunden können von einem Upgrade auf neuere Versionen profitieren und mit den neuesten Funktionen, Updates und technischen Verbesserungen einen Mehrwert erzielen. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über kommende und bereits veröffentlichte Features.
Nutzerinformation
In unseren Benutzerhandbüchern finden Sie ausführliche Erläuterungen zur Durchführung verschiedener Prozesse, einschließlich Installation und Konfiguration sowie Konfiguration und unterstützte Kreditkarten.
Technologiepartner
Mit Google Maps werden Fahrstrecken automatisch erfasst und berechnet. Dies ermöglicht eine korrekte Erstattung der Mitarbeiter.
Microsoft
Lösungen von Continia optimieren und automatisieren administrative Prozesse in Microsoft Dynamics Business Central / NAV.
ABBYY
Document Capture nutzt die OCR-Technologie von ABBYY FineReader um Informationen aus empfangenen Dokumenten in digitale Daten umzuwandeln.