Expense Management

Gestión de gastos sin complicaciones  

Para las personas del departamento financiero es importante tener una visión general completa y en tiempo real de los gastos de la empresa, a veces incluso antes de que estos sean aprobados. Con Expense Management, el contable ya no necesitará recopilar los tickets de los empleados e invertir tiempo a final de mes para introducir los gastos de forma manual en el ERP. Todas las transacciones de los empleados se importarán automáticamente a Business Central, incluyendo además toda la información asociada al gasto.  

El usuario de gastos puede enviar los mismos directamente desde su smartphone, mediante la app de Expense Management, o también a través del portal de gastos de Continia, diseñado para dispositivos de escritorio. El proceso es muy simple: tan solo necesita hacer una foto de su ticket, o adjuntar una copia del mismo, e introducir aquellos datos del gasto que hayan sido definidos como necesarios. Hecho esto, los gastos se transfieren directamente a Business Central para ser revisados por el departamento financiero y poder ser remitidos para su aprobación y posterior contabilización. Toda la información del gasto está siempre disponible directamente en el ERP, facilitando así la gestión de estos y la realización de los pertinentes informes. 

El aprobador dispone siempre de visibilidad completa sobre todos los gastos que necesita aprobar, tanto directamente en Business Central como en el Portal de Aprobación Web de Continia, diseñado para usuarios aprobadores que no son usuarios habituales del ERP. Además, siempre puede acceder al documento o ticket asociado al gasto, adjuntar documentos adicionales al mismo y/o delegar aprobaciones en cuanto lo necesite. 

Concilie automáticamente las transacciones con tarjeta de crédito corporativa y los gastos de sus empleados  

La completa integración de la solución con los principales proveedores de tarjetas de crédito permite la importación directa de transacciones con tarjeta de crédito corporativa y su conciliación automática con los gastos enviados por los empleados. El sistema de conciliación es totalmente intuitivo, de modo que, si al comparar las transacciones con tarjeta de crédito corporativa importadas con los gastos enviados por los empleados faltase algún gasto por enviar, Expense Management creará este de forma automática y lo enviará al usuario de gastos correspondiente para que este valide y justifique el mismo. 

El gasto aparecerá en la aplicación móvil del usuario con un aviso para enviar la documentación que falta. Una vez validada y completada la información del gasto por parte del usuario, este se enviará automáticamente a Microsoft Dynamics Business Central. 

Kilometraje 

La funcionalidad de kilometraje facilita el registro y envío de gastos de kilometraje, ya sea desde la app móvil o en desde el Portal de gastos para dispositivos de escritorio. La integración con Google Maps garantiza que los usuarios siempre obtengan el cálculo de ruta correcto y se les reembolse de forma acorde, en función de las tarifas que se hayan definido previamente en Business Central. 

De este modo, el registro de kilometraje no solo incluye la información general del mismo, sino también una imagen de la ruta escogida. Dicha imagen puede verse tambien en Business Central, junto con todos los demás detalles del kilometraje. Para rutas recurrentes, los usuarios de gastos pueden crear plantillas de kilometraje de forma sencilla, aumentando así todavía más la eficiencia de sus procesos.  

Dietas 

Las dietas, o asignaciones diarias para alojamiento y comidas, cuentan tambien con su propia funcionalidad dentro de Expense Management. El usuario de gastos puede enviar las mismas de forma simple tanto desde la app para dispositivos móviles como desde el portal de gastos para dispositivos de escritorio. Para ello, simplemente debe indicar que días ha estado de viaje y que conceptos o comidas deben ser reembolsados para cada día en concreto. La tasa de asignación total por día, como se debe dividir dicho total de asignación por día entre los diferentes conceptos incluidos, la cuenta de contabilización a utilizar y las reglas de negocio se configuran directamente en Business Central.