Comment gérez-vous les dépenses ?
L'automatisation de la gestion des dépenses dans votre entreprise peut être intéressante pour plusieurs groupes employés car elle accélère à la fois le processus d’enregistrement et de remboursement des dépenses.
Avec Continia Expense Management, les dépenses des employés effectuées par carte bancaire ou en espèces sont automatiquement importées dans Business Central et rapprochées avec les transactions bancaires correspondantes. Les employés peuvent capturer leurs reçus et les joindre aux demandes concernées à l'aide de leur smartphone pour prendre une photo du reçu, remplir les données et soumettre. Les dépenses peuvent ensuite être enregistrées instantanément, ce qui signifie que les responsables peuvent rapidement examiner et approuver toute demande.
Découvrez comment la solution permet d'optimiser la charge de travail selon différents points de vue, ici.
L'utilisateur Expense Management
« C'est très simple d'utiliser l'application mobile Expense Management lorsque je suis absent du bureau. Quand j'effectue un achat, je prends simplement une photo du reçu ou j'enregistre rapidement un kilométrage et c'est fait. Je n'ai pas besoin de retourner au bureau pour rédiger une note de frais ni de garder une trace d'anciens reçus, ce qui était auparavant un problème majeur pour moi ».
Le comptable
« Nous sommes tous passés par là. À la fin du mois, des collègues déposent une pile de justificatifs que je dois enregistrer manuellement. Désormais, je reçois toutes les dépenses quotidiennes, directement dans Business Central. Je peux même rapprocher les dépenses entrantes avec les transactions par carte bancaire de la banque et, s'il me manque un reçu de l'un des utilisateurs, je peux simplement envoyer une notification à l'utilisateur en question. »
L'approbateur
« J'ai l'occasion de passer en revue toutes les dépenses de mes employés. De cette façon, j'ai un aperçu instantané de tous les coûts que mes employés ajoutent à l'entreprise. Même si je suis absent du bureau et que je n'ai pas accès à notre Business Central, je peux toujours approuver les dépenses en utilisant le portail d'approbation Web de Continia. »
Le contrôleur
« Avec cette solution, nous pouvons justifier toutes les dépenses que nous engageons dans l'entreprise. Et la comptabilisation des dépenses est beaucoup plus détaillée et précise, ce qui enrichit la façon dont nous pouvons analyser les coûts. »
Comment l’obtenir?
Permettez à vos utilisateurs distants de créer des dépenses en un seul clic en téléchargeant une photo ou un reçu via l'application Expense ou le Expense Portal.
Grâce au Continia Web Approval Portal, les employés peuvent accéder à toutes les dépenses et documents en attente d'approbation directement à partir d'un navigateur Web au moment et à l'endroit qui leur conviennent le mieux.