Document Capture

Bénéficiez d'une configuration simple et rapide : tout est installé avec une configuration standard lorsque vous démarrez.

Recevez des documents PDF et XML joints aux e-mails avec des adresses e-mail dédiées fournies par Continia.

Appliquez la reconnaissance des informations d'en-tête grâce à la technologie OCR, telles que le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les montants totaux, etc.

La solution est fournie avec des formats prêts à l'emploi comme PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE, XRECHNUNG.
Ajoutez facilement d'autres formats grâce à une configuration simple.

Créez des factures d'achat et des avoirs à partir de documents PDF reconnus par OCR.

Fractionnez manuellement un groupe de factures d'un seul document PDF en plusieurs factures ou avoirs.

Configurez des champs personnalisés pour reconnaître les factures et les avoirs, tels que les codes de dimension.

Enregistrez les factures et les avoirs un par un ou enregistrez-les en une seule fois.

Recherchez et consultez le document PDF et XML d'origine d'une facture en quelques secondes à l'aide de la fonctionnalité de navigation intégrée standard.

Glissez-déposez toute pièce jointe sur une facture, un avoir ou un fournisseur.

Recoupez automatiquement les factures et les avoirs avec un bon de commande existant, une entrée imputée, un ordre de retour ou un envoi de retour imputé.

Recoupez des factures pour un numéro de commande et le montant total avec le bon de commande correspondant ou l'entrée imputée.

Recoupez par numéro d'article fournisseur, quantité, prix unitaire et montant pour retrouver les lignes de commande d'achat correspondantes ou des entrées imputées.

Remarque: cette fonctionnalité nécessite le module de fonctionnalités Advanced Capture.

Obtenez un aperçu clair des lignes automatiquement mises en correspondance ou faites correspondre les lignes manuellement.

Appliquez la reconnaissance des lignes sur une facture ou un avoir et transférez-les vers des lignes d'achat.

Créez et traitez d'autres types de documents, tels que des bons de commandes, des contrats, des bons de livraison, etc.

Fractionnez automatiquement un groupe de factures d'un seul document PDF en plusieurs factures ou avoirs.

Recevez tous les documents avec une seule adresse e-mail et faites-les distribuer automatiquement aux entreprises concernées.

Permet à tous les employés sans accès direct à Continia Document Capture 365 de bénéficier des mêmes possibilités d'approbation de factures et autres documents. Peu importe où se trouve l'employé et quel que soit l'appareil, tout ce qu'il lui faut pour accéder aux documents et les approuver est un accès à Internet.

REMARQUE: Le portail Continia Approbation Web a besoin au minimum une licence “Team Member” pour Microsoft Business Central.

Configurez l'approbation automatique des factures et des avoirs si les montants se situent dans des seuils prédéfinis (nécessite le module Order Matching).

Configurez un nombre illimité de flux d'approbation et affectez-les à des factures individuelles ou à toutes les factures de fournisseurs spécifiques.

Utilisez le partage d'approbation pour partager l'approbation d'une personne à une autre, ou configurez-le pour permettre à un responsable de voir toutes les approbations au sein de son service.

Autorisez un superutilisateur à forcer l'approbation des factures et des avoirs si les politiques de l'entreprise le permettent.

Mettez une facture ou des avoirs en attente pour montrer qu'ils ont été étudiés, mais ne sont pas prêts à être approuvés.

Mettez en place un remplaçant pour gérer les approbations d'un approbateur, lorsqu'il s'absente du bureau pour une période plus longue.

Permet à un approbateur de transférer manuellement des factures ou des avoirs à un utilisateur spécifique.

S'assure que la somme de toutes les lignes d'achat correspond au montant total sur la facture d'achat ou l'avoir reçu.

Vous permet d'appliquer les politiques de l'entreprise concernant les utilisateurs autorisés à approuver tels ou tels comptes et dimensions.

Pendant le processus d'approbation, chaque version d'une facture d'achat ou d'un avoir est enregistrée, vous pouvez donc toujours remonter dans le temps et voir qui a approuvé quelle pièce et quand.

Possibilité d'afficher les montants totaux dans le grand livre lorsqu'une facture ou un avoir est sorti pour approbation.