Expense Management
Utilisez Business Central pour rapprocher les reçus avec les dépenses en espèces et par carte de crédit
Continia Expense Management permet aux employés de soumettre facilement des dépenses faites par carte bancaire société et les frais de dépenses en espèces, les kilométrages et les indemnités journalières. Intégré à Business Central, chaque aspect de la gestion des dépenses reste dans une interface utilisateur et un mode de travail qui sont familiers. De plus, un processus d'approbation fluide et une intégration étroite avec Google Maps et les principaux prestataires de cartes bancaires vous garantissent la solution ultime de gestion des dépenses à portée de main.
Gérer vos dépenses sans casse-tête
Dans le domaine de la finance, en tant que comptable il vous faut un aperçu complet et en temps réel des dépenses de l'entreprise, parfois même avant que tout ne soit approuvé. Peut-être connaissez-vous bien la situation de fin du mois quand les employés vous laissent une pile de reçus à enregistrer manuellement. La fonctionnalité essentielle d'Expense Management garantit que toutes les transactions des employés sont automatiquement importées dans Business Central, vous offrant ainsi un aperçu complet des frais des employés.
En tant qu'utilisateur Expense, vous pouvez soumettre vos frais soit dans l'application unique Continia Expense, soit via le portail web de Continia Expense en prenant une photo de votre reçu ou en transférant un e-mail et en remplissant les champs obligatoires (uniquement quand ces détails ne sont pas automatiquement capturés à partir de la transaction par carte bancaire) et envoyer le tout directement pour approbation. Vous enregistrez l'achat en même temps et gérez vos notes de frais simultanément, ce qui signifie que vous n'avez plus à garder de trace des anciens reçus.
En tant qu'approbateur, vous obtenez un aperçu quotidien de toutes les dépenses et une vue immédiate sur l’ensemble des dépenses des employés. De plus, vous pouvez transmettre des documents et déléguer des approbations en cas d'absence pendant une période.
Associez automatiquement les transactions par carte bancaire aux dépenses
L'intégration avec les principaux fournisseurs de cartes bancaires facilite l'importation des transactions par carte bancaire, la réconciliation automatique avec les dépenses et le suivi des documents de dépenses manquants. Les transactions par carte bancaire enregistrées concordés avec les dépenses déclarées, et s'il manque un reçu pour une dépense, le système crée automatiquement une dépense et l'envoie à l'utilisateur Expense concerné.
La dépense sera visible dans l'application mobile de l'utilisateur avec un rappel d'adresser les justificatifs manquants. Dès que la dépense est déclarée, elle est envoyée automatiquement à Microsoft Dynamics Business Central.
Créez des kilométrages
La fonctionnalité de kilométrage facilite l'enregistrement et la soumission des dépenses de kilométrage, que ce soit dans l'application mobile ou dans le portail web Expense. Avec l'intégration harmonieuse de Google Maps, les utilisateurs obtiennent toujours le bon calcul d'itinéraire et sont remboursés en conséquence, selon les taux que vous définissez dans Business Central.
En plus de la vue d'ensemble conviviale, l'application affiche une image de l'itinéraire choisi. Cette image peut également être affichée dans Business Central, avec tous les autres détails de kilométrage pertinents. Pour les itinéraires récurrents, les utilisateurs Expense peuvent facilement créer des modèles pour ceux-ci afin de gagner du temps sur la saisie manuelle.
Créez des indemnités journalières
L'indemnité journalière, ou le calcul quotidien des indemnités d'hébergement et de repas, fait partie intégrante d'Expense Management. La fonctionnalité inclut des exigences spécifiques au pays et permet aux utilisateurs d'envoyer des rapports directement depuis l'application mobile ou depuis le portail Expense, en spécifiant la période de déplacement, l'hébergement et les repas par jour. Les taux de remboursement, le compte et les règles sont tous configurés dans Business Central.
Aperçu fonctionnalités
Essential
Fonctionnalité de base qui permet de gérer les dépenses. Vous devez ajouter le nombre d'utilisateurs Expense.
Fonctionnalités de base
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Disponible dans l'application Expense, Expense Portal, Web Approval Portal et Business Central
Permet aux utilisateurs de saisir leurs frais.
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Application Expense pour iOS et Android
Grâce à l'application Continia Expense, vous pouvez saisir vos frais où que vous soyez et en quelques étapes :
Prenez une photo, remplissez les champs obligatoires, envoyez pour approbation.
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Continia Expense Portal
Tout comme l'application Expense pour les appareils mobiles, les utilisateurs ont également accès à Continia Expense Portal. Les utilisateurs Expense peuvent décider de saisir leurs frais dans l'application Expense sur leur smartphone ou depuis Continia Expense Portal sur un PC ou une tablette.
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Continia Web Approval Portal
En tant qu'approbateur sans accès direct à Continia Expense Management 365, vous pouvez accéder au module d'approbation des frais via Continia Web Approval Portal. La seule condition est de disposer une connexion à Internet.
Remarque :
L'accès à Continia Web Approval Portal nécessite au minimum un membre de l'équipe pour Microsoft Business Central. -
Flux de travail d'approbation
Configurez un flux d'approbation directement dans Continia Expense Management 365.
En tant qu'approbateur, vous pouvez consulter toutes les informations sur les frais, y compris les reçus joints.
Dans le flux d'approbation, vous pouvez accepter, refuser, mettre en attente ou transférer à un autre approbateur. Vous pouvez également ajouter des commentaires et des pièces jointes.
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Joindre la photo d'un reçu
Joignez un nombre illimité de photos à des frais.
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Joindre un document PDF à des dépenses
Vous pouvez ajouter un document PDF à des frais nouveaux et existants.
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Créer un Groupement
Grâce aux groupements, vous pouvez regrouper différents types de frais tels que les dépenses, les kilométrages et les per diem pour un déplacement, un projet ou une période spécifique. Un règlement offre une vue d'ensemble efficace aux utilisateurs Expense. L'approbateur peut afficher tous les documents et les approuver simultanément au lieu de valider les justificatifs un par un.
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Champs configurables
La configuration des champs affichés dans l'application est gérée directement depuis Dynamics 365 Business Central.
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Archivage automatique
Récupérez les documents d'origine à l'aide de la fonction de navigation standard dans Dynamics 365 Business Central.
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Création de modèles
Offre la possibilité de créer des modèles pour des frais récurrents.
Credit Card Transaction
Les transactions par carte bancaire sont importées dans Dynamics Business Central.
Fonctionnalité supplémentaire
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Intégration de cartes bancaires société
Vous pouvez importer automatiquement les transactions par carte bancaire société dans Business Central.
Expense Management s'occupe d'associer les transactions aux frais enregistrés.
Vous recevez une notification directement dans l'application.
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Concordance automatisé
Vous pouvez configurer des critères de concordance dans Business Central pour recouper des transactions par carte bancaire importées avec les dépenses saisies.
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Informations de transaction utilisées pour les dépenses
Le système utilise les informations de la transaction par carte bancaire pour générer une dépense. En tant qu'utilisateur Expense, il suffit de saisir des informations supplémentaires si nécessaire et de joindre un reçu avant de valider la saisie.
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Rappels
Des rappels sont envoyés aux utilisateurs Expense s'il manque des reçus.
Mileage
Offre aux utilisateurs en déplacement la possibilité de gérer leurs frais de kilométrage à distance.
Fonctionnalité supplémentaire
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Disponible dans l'application Expense, Expense Portal, Web Approval Portal et Business Central
Permet aux utilisateurs d'enregistrer le kilométrage.
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Saisir des kilométrages à partir d'un smartphone ou due Expense Portal
Vous pouvez saisir votre kilométrage directement depuis l'application Expense sur un iPhone ou un téléphone Android. Vous pouvez également le faire sur Expense Portal.
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Enregistrement du kilométrage avec l'intégration Google Maps
L'intégration avec Google Maps permet d'enregistrer correctement les données à chaque fois, pour garantir un remboursement correct.
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Ajouter des étapes au kilométrage
Offre la possibilité d'ajouter des points d'étape à votre itinéraire
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Affichage de l'itinéraire du kilométrage dans Business Central
Les détails du kilométrage enregistré sont présentés directement dans Business Central, y compris une photo de l'itinéraire.
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Capture de la localisation
La position GPS est capturée pour faciliter la création de kilométrages
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Création de modèles
Créez des modèles pour les itinéraires récurrents.
Per Diem
Per Diem est une indemnité journalière que vous accordez aux employés pour couvrir les frais de déplacements professionnels.
Fonctionnalité supplémentaire
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Disponible dans l'application Expense, Expense Portal, Web Approval Portal et Business Central
Per Diem facile à saisir et à approuver directement depuis l'application Expense sur des appareils mobiles iOS ou Android.
Vous pouvez également saisir et approuver des indemnités journalières à partir de Expense Portal. -
Calcul du nombre de jours et des repas
Calculez les frais journaliers et les repas, en tenant compte des exigences spéciales de chaque pays.
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Configuration du taux et calcul du montant
Gérez tout ce qui concerne les Per Diems, y compris la configuration du taux et le calcul du montant, directement dans Business Central.
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Indemnité journalière
Vous pouvez saisir vos indemnités journalières directement depuis l'application Expense sur des appareils mobiles iOS ou Android. Vous pouvez également les saisir à partir de Expense Portal.
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Création de modèles
Vous pouvez facilement configurer des taux et des champs spécifiques requis dans Business Central
Découvrez encore plus d'avantages
Carte de crédit société
Associez automatiquement les notes de frais aux transactions par carte de crédit à l'aide de Continia Expense Management.
Continia Web Approval Portal
Les employés peuvent approuver des dépenses et des documents même s'ils n'ont pas un accès direct à Business Central.
Gérez-vous-les-dépenses efficacement
L'automatisation de la façon dont votre entreprise gère les dépenses peut être bénéfique car elle accélère à la fois le processus de décl...
Plongez plus profondément avec une démo
Welcome to the Expense Management solution demo
Durée 0:28 Minutes
The Expense role center in Business Central
Durée 0:55 Minutes
Presentation of the Expense App
Durée 1:32 Minutes
Create an expense
Durée 4:55 Minutes
Create a mileage
Durée 2:23 Minutes
Create a per diem
Durée 1:32 Minutes
Create a settlement
Durée 1:13 Minutes
History in the Expense App
Durée 0:35 Minutes
Approve documents in Web Approval Portal
Durée 1:07 Minutes
Expense handling inside Business Central
Durée 0:55 Minutes
Configure fields in the Expense App
Durée 1:03 Minutes
Set up different expense types in Business Central
Durée 0:30 Minutes
Corporate Credit Cards
Durée 2:02 Minutes
Documentation
Visitez Continia Docs pour trouver de la documentation destinée aux utilisateurs finaux, aux développeurs et aux professionnels de l'informatique.
Aperçu des versions
Les clients on-premises peuvent bénéficier de la mise à niveau vers des versions plus récentes et gagner plus de valeur avec les dernières fonctionnalités, mises à jour et améliorations techniques. Obtenez un aperçu des fonctionnalités à venir et déjà publiées ici.
Informations de l'utilisateur
Nos manuels d'utilisation fournissent une explication détaillée de la façon d'effectuer divers processus, y compris l'installation et la configuration. Vous trouverez également une liste détaillée des pays pris en charge pour l'importation de documents électroniques.
Partenaires technologiques
Grâce à Google Maps, les kilomètres sont renseignés automatiquement et le calcul précis des distances permet de rembourser facilement et...
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Le cœur de toutes les solutions Continia est de rationaliser et d'automatiser les tâches administratives dans les platesformes Microsoft...
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Continia Document Capture utilise la fonctionnalité OCR d'ABBYY FineReader pour enrichir les documents papier et PDF reçus avec des donné...