5 voordelen van Continia Expense Management
Maak uw hele proces voor het afhandelen van onkosten eenvoudiger dan ooit
#1 Volledig overzicht van alle uitgaven
Met Expense Management krijgt de boekhouder een duidelijk overzicht van alle uitgaven en kan hij alle soorten inkomende uitgaven zoals reiskosten, dagvergoedingen en kilometerstanden eenvoudig beheren zonder gebruik te maken van andere ERP-systemen dan Microsoft Dynamics Business Central.
U kunt snel onkostendeclaraties afhandelen met Expense Management, aangezien u direct inzicht krijgt in alle uitgaven van het bedrijf die in rekening worden gebracht op de bedrijfscreditcards van medewerkers. De personeelskosten worden rechtstreeks in Expense Management geïmporteerd en in één werkstroom gematcht met banktransacties. Op deze manier krijgt u een beter overzicht van alle kosten die op een bedrijfscreditcard in rekening worden gebracht.
#2 Snelle en gemakkelijke registratie van onkosten
Wanneer alle credit card transacties in Microsoft Dynamics Business Central geïmporteerd zijn, kunnen ze automatisch gematched worden met reeds ingediende bewijsstuken van de werknemer. Als er voor een geïmporteerde transactie een onkostendeclaratie ontbreekt, zal het systeem deze automatisch aanmaken voor de gebruiker, en hoeft deze alleen nog het bewijsstuk te koppelen via de APP.
Hierdoor bespaart de boekhouder veel tijd in extra controles, maar ook de werknemer bij de registratie van zijn onkosten.
#3 Onkostenafhandeling in 3 eenvoudige stappen
Onderweg kan een medewerker snel zijn uitgaven afhandelen via de Expense Management-app. Het enige wat hij hoeft te doen is een foto van de bon te maken, de verplichte velden in de app in te vullen en deze rechtstreeks naar de boekhouding te sturen. De kilometerregistratie kan op dezelfde manier ook onderweg worden afgehandeld.
Zodra een medewerker de uitgave heeft aangemaakt en geüpload, zijn alle digitale ontvangstbewijzen zichtbaar in Microsoft Dynamics Business Central, klaar om goed te keuren.
#4 Direct beheren
Omdat alle bonnen meteen zichtbaar zijn in Microsoft Dynamics Business Central, hebt u, als boekhouder, in realtime een compleet overzicht van de uitgaven voor het bedrijf en kunnen fiatteurs goedkeuren zodra de bon is geüpload. De fiatteurs kunnen de originele factuur op het scherm zien en deze accepteren, afwijzen, inhouden of doorsturen naar een andere persoon voor controle of goedkeuring. Ook opmerkingen en bijlagen kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
Fiatteurs kunnen ook onderweg facturen en uitgaven goedkeuren, zolang ze toegang hebben tot Microsoft Dynamics Business Central of een webbrowser. Dit betekent dat iedereen in de organisatie toegang heeft tot de goedkeuringswerkstroom waar en wanneer dat nodig is.
#5 Bespaar tijd
Door gebruik te maken van Expense Management kunnen de medewerkers hun onkosten rechtstreeks vanaf hun smartphone indienen. Dit maakt het voor de boekhouder een stuk gemakkelijker omdat hij of zij de fysieke uitgaven van de medewerker niet hoeft bij te houden.
Dit levert uiteindelijk een documentatie op voor alle personeelskosten. Omdat de uitgaven gedetailleerder en preciezer zijn, kan het helpen om een duidelijk overzicht van de uitgaven te behouden