Hoe gaat u om met de onkosten?
Het automatiseren van de manier waarop uw bedrijf met onkosten omgaat, kan voor meerdere medewerkers voordelig zijn, aangezien het zowel het rapportage- als het terugbetalingsproces versnelt.
Met behulp van Continia Expense Management worden personeelskosten die met een creditcard of contant geld worden gemaakt, automatisch geïmporteerd in Business Central en gematcht met de bijbehorende banktransacties. Medewerkers kunnen hun bonnen vastleggen en deze met hun apparaat aan de juiste declaraties hechten door een foto van de bon te maken, de gegevens in te vullen en in te dienen. Uitgaven kunnen dan direct worden geregistreerd, wat betekent dat managers elke declaratie snel kunnen beoordelen en goedkeuren.
Lees hier hoe de oplossing helpt de werklast vanuit verschillende gezichtspunten te optimaliseren.
De gebruiker van Expense
"De mobiele app Expense Management gebruiken terwijl ik niet op kantoor ben, is gemakkelijk. Als ik een aankoop doe, maak ik gewoon een foto van de kassabon of registreer ik snel een kilometerstand en dan ben ik klaar. Ik hoef niet meer terug naar kantoor om een onkostennota op te stellen of oude bonnen bij te houden, wat vroeger een grote uitdaging voor me was om te onthouden".
De boekhouder
"We hebben het allemaal al eens meegemaakt. Aan het einde van de maand geven collega's een stapel bonnen af die ik handmatig moet registreren. Nu krijg ik alle onkosten dagelijks, rechtstreeks in Business Central. Ik kan zelfs inkomende uitgaven vergelijken met creditcardtransacties van de bank en als ik een ontvangstbewijs mis van een van de onkostengebruikers, kan ik gewoon een bericht sturen naar die specifieke gebruiker".
De fiatteur
"Ik krijg de kans om alle uitgaven van mijn medewerkers door te nemen. Op die manier krijg ik onmiddellijk inzicht in alle kosten die mijn medewerkers aan het bedrijf toevoegen. Zelfs als ik niet op kantoor ben en geen toegang heb tot onze Business Central, kan ik toch uitgaven goedkeuren door gebruik te maken van de Continia Web Approval Portal.”
De controleur
"Met deze oplossing kunnen we erop vertrouwen dat we documentatie hebben voor alle onkosten die we in ons bedrijf maken. En de boeking van onkosten is veel gedetailleerder en nauwkeuriger, wat de manier waarop we de kosten kunnen analyseren, verrijkt.”
Hoe krijg je dat?
Stel uw externe gebruikers in staat om onkosten te maken met slechts een enkele klik door een foto of een ontvangstbewijs te uploaden via de Expense-app of de Expense Portal.
Met behulp van de Continia Web Approval Portal hebben medewerkers direct vanuit een webbrowser toegang tot alle uitgaven en documenten in afwachting van goedkeuring, wanneer en waar het hen het beste uitkomt.