Hvordan håndterer du utgifter?
Å automatisere måten bedriften håndterer utgifter på, kan komme alle ansatte til nytte ettersom det effektiviserer både rapporterings- og refusjonsprosessen.
Ved hjelp av Continia Expense Management importeres de ansattes utgifter som betales med enten kredittkort eller kontanter, automatisk til Business Central og kontrolleres mot de tilsvarende banktransaksjonene. Ansatte kan fange kvitteringene sine og knytte dem til de aktuelle kravene ved å bruke for eksempel mobilenheten til å ta bilde av kvitteringen, fylle ut opplysninger og sende inn. Utgifter kan deretter registreres umiddelbart, noe som betyr at ledere i bedriften raskt kan gjennomgå og godkjenne krav.
Les mer her om hvordan løsningen bidrar til å optimalisere arbeidsgangen, sett fra flere synspunkter.
Expense-brukeren
"Det er enkelt å bruke Expense Management-mobilappen når jeg er borte fra kontoret. Når jeg kjøper noe, tar jeg bare et bilde av kvitteringen eller registrerer raskt en kjørelengde, og så er jeg ferdig. Jeg trenger ikke å gå tilbake til kontoret for å lage en utgiftsrapport eller holde oversikt over gamle kvitteringer, noe som tidligere var en stor utfordring for meg å huske."
Regnskapsføreren
"Vi har alle opplevd det. Ved månedsslutt sender kollegene en bunke med kvitteringer som jeg må registrere manuelt. Nå får jeg inn alle utgiftene daglig, direkte i Business Central. Jeg kan til og med avstemme innkommende utgifter med kredittkorttransaksjoner fra banken, og hvis jeg mangler en kvittering fra en av Expense-brukerne, kan jeg ganske enkelt sende ut et varsel til den aktuelle brukeren."
Godkjenneren
"Jeg har mulighet til å gå gjennom alle utgiftene fra de ansatte. På den måten får jeg straks innsikt i alle kostnadene som de ansatte medfører bedriften. Selv når jeg er borte fra kontoret og ikke har tilgang til Business Central, kan jeg fortsatt godkjenne utgifter ved å bruke Continia Web Approval Portal."
Økonomisjefen
"Med denne løsningen kan vi stole på at vi har dokumentasjon for alle utgiftene som påløper i bedriften. Og posteringen av utgiftene er mye mer detaljert og nøyaktig, noe som gjør at vi kan analysere kostnadene mer grundig."
Hvordan får du det?
La dine eksterne brukere opprette utgifter med bare et enkelt klikk ved å laste opp et bilde eller kvittering enten via utgiftsappen eller utgiftsportalen.
Med Continia Web Approval Portal kan ansatte få tilgang til alle utgifter og dokumenter i påvente av godkjenning direkte fra en nettleser når som helst - og hvor det passer dem best.